PPWR: Was ist die Konformitätserklärung?

Die Konformitätserklärung ist ein offizielles Dokument, in dem der sogenannte „Erzeuger“ der Verpackung bestätigt, dass alle relevanten Vorgaben der PPWR eingehalten werden. Sie dient als verbindlicher Nachweis der Produktkonformität und ist damit weit mehr als eine reine Formalität. Inhaltlich ähnelt sie einer CE-Erklärung – nur eben spezifisch für Verpackungen und ohne Kennzeichnungspflicht. Unternehmen übernehmen damit Verantwortung: für rechtskonformes Design, für transparente Dokumentation und für die Einhaltung aller Nachhaltigkeitsstandards, die künftig europaweit gelten.

Welche Inhalte muss die Konformitätserklärung enthalten?

Die PPWR legt genau fest, welche Informationen die EU-Konformitätserklärung beinhalten muss. Artikel 39 der Verordnung verweist auf ein Muster in Anhang VIII, das als Vorlage dient​. Zu den Pflichtangaben in der Konformitätserklärung gehören unter anderem:

• Identifikation der Verpackung: Eine eindeutige Kennnummer oder Kennung der Verpackung sowie eine Beschreibung, die den Gegenstand der Erklärung zur Rückverfolgbarkeit der Verpackung definiert​.
• Verantwortliches Unternehmen: Name und Anschrift des Erzeugers (Herstellers) der Verpackung und ggf. dessen bevollmächtigter Vertreter​. Zudem muss der Erzeuger ausdrücklich erklären, dass er die alleinige Verantwortung für die Ausstellung der Konformitätserklärung trägt​.
• Produkt- und Rechtskonformität: Erklärung, dass der oben beschriebene Gegenstand den einschlägigen EU-Rechtsvorschriften entspricht – insbesondere der PPWR selbst (ggf. Auflistung weiterer EU-Acts, falls zutreffend)​.
• Angaben zu Normen/Spezifikationen: Auflistung aller harmonisierten Normen oder gemeinsamer Spezifikationen, die bei der Konformitätsbewertung angewendet wurden, sowie ggf. anderer technischer Spezifikationen, auf deren Basis die Konformität erklärt wird​.
• Eventuelle Zertifizierungsstelle: Falls eine notifizierte Stelle (Prüforganisation) in den Konformitätsbewertungsprozess einbezogen war, Angaben zu Name, Adresse und Kennnummer dieser Stelle sowie zu ausgestellten Bescheinigungen (mit Datum und ggf. Gültigkeitsbedingungen)​. (Hinweis: Die PPWR sieht primär eine interne Konformitätsbewertung vor; externe Prüfstellen sind für Verpackungen in der Regel nicht vorgeschrieben.)
• Datum, Ort, Unterschrift: Das Ausstellungsdatum und der -ort der Erklärung sowie Name, Funktion und Unterschrift der verantwortlichen Person, die im Namen des Erzeugers die Erklärung unterzeichnet​.

Diese Angaben stellen sicher, dass die Erklärung alle notwendigen Informationen enthält, um die Konformität der Verpackung nachvollziehen und überprüfen zu können. Die EU-Konformitätserklärung muss außerdem kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten werden, falls sich z.B. relevante Anforderungen ändern​.

Wer muss eine Konformitätserklärung ausstellen?

Verpflichtet zur Ausstellung der Konformitätserklärung ist grundsätzlich der Erzeuger der Verpackung, d.h. das Unternehmen, das die Verpackung (oder ein verpacktes Produkt) erstmals in der EU in Verkehr bringt​. In der Praxis sind dies die Hersteller der Verpackung bzw. des verpackten Produkts oder gegebenenfalls Importeure, wenn die Verpackung aus einem Drittland kommt. Vor dem Inverkehrbringen muss der Erzeuger das vorgeschriebene Konformitätsbewertungsverfahren durchführen und die technische Dokumentation erstellen; wird die Konformität festgestellt, so stellt er die EU-Konformitätserklärung aus​.

Auch Importeure haben Pflichten: Sie müssen sicherstellen, dass die von ihnen importierten Verpackungen den PPWR-Anforderungen entsprechen und dass eine vom Hersteller ausgestellte EU-Konformitätserklärung sowie die technische Dokumentation vorliegen​. Importeuren wird vorgeschrieben, eine Kopie der Konformitätserklärung bereitzuhalten und sie auf Verlangen den Überwachungsbehörden vorzulegen​. Falls kein in der EU ansässiger Hersteller existiert, kann ein Importeur oder ein beauftragter Bevollmächtigter im Namen des Herstellers als Erzeuger auftreten​.

Zudem gilt: Jeder Händler (Vertreiber), der eine Verpackung unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder eine bereits in Verkehr befindliche Verpackung so verändert, dass dadurch die Konformität beeinträchtigt werden könnte, übernimmt rechtlich die Rolle des Erzeugers​. Das heißt, in solchen Fällen muss der betreffende Händler ebenfalls die Pflichten eines Herstellers erfüllen – einschließlich der Erstellung einer Konformitätserklärung – und die Verantwortung für die Verpackungskonformität tragen​.

Anforderungen an Sprache, Format und Verfügbarkeit

Sprache: Die EU-Konformitätserklärung muss in einer oder mehreren Sprachen abgefasst sein, die vom jeweiligen EU-Mitgliedstaat vorgeschrieben sind, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird​. Praktisch bedeutet dies: Für Verpackungen, die in Deutschland vertrieben werden, muss die Erklärung mindestens in deutscher Sprache verfügbar sein. In anderen Ländern sind die jeweiligen Amtssprachen zu verwenden (ggf. kann die Erklärung auch in mehrere Sprachen übersetzt werden, wenn die Verpackung in mehreren Ländern auf dem Markt ist)​. Wichtig ist, dass die Informationen klar und verständlich formuliert sind.

Format: Inhaltlich und formal ist die Erklärung an ein festgelegtes Muster (Format) gebunden. Anhang VIII der PPWR liefert ein Beispiel-Format, an dem sich die Struktur orientiert​. Die Erklärung muss alle vorgesehenen Elemente (siehe oben) enthalten, die in den entsprechenden Modulen von Anhang VII der Verordnung beschrieben sind​. Unternehmen sollten daher das von der EU vorgegebene Musterformular verwenden bzw. eine eigene Vorlage exakt nach diesen Vorgaben gestalten. Eine einheitliche Formatierung stellt sicher, dass Behörden bei einer Prüfung alle relevanten Angaben schnell finden. Außerdem muss die technische Dokumentation zur Verpackung nach definierten Standards erstellt werden (Anhang VII), da diese die Grundlage für die Erklärung bildet​.

Verfügbarkeit und Aufbewahrung: Die Konformitätserklärung muss jederzeit verfügbar sein, insbesondere für die Marktüberwachungsbehörden. Hersteller (Erzeuger) sind verpflichtet, die Erklärung sowie die technische Dokumentation über einen längeren Zeitraum aufzubewahren​. Konkret schreibt die PPWR vor, dass Unterlagen für Einwegverpackungen mindestens 5 Jahre und für wiederverwendbare (Mehrweg-)Verpackungen 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen aufzubewahren sind​. Diese Unterlagen können elektronisch archiviert werden. Im Falle einer Anfrage durch nationale Behörden müssen Unternehmen die Konformitätsdokumente unverzüglich bereitstellen können – in der Regel innerhalb von 10 Tagen​.

Auch Importeure unterliegen hier einer Mitwirkungspflicht: Sie müssen eine Kopie der EU-Konformitätserklärung bereithalten und den Behörden auf Verlangen Zugang dazu gewähren​. Die Informationen sind den Aufsichtsbehörden in einer verständlichen Sprache vorzulegen, die von der Behörde akzeptiert wird (notfalls ist also eine Übersetzung bereitzustellen)​. In der Praxis werden solche Dokumente bei Kontrollen der Marktüberwachungsbehörden angefordert, um zu überprüfen, ob die auf dem Markt befindlichen Verpackungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Konformitätserklärung jederzeit aktuell und griffbereit ist (z.B. digital im Firmenportal oder Dokumentenmanagement).

Unterschied zu bisherigen Nachweis- und Informationspflichten (Verpackungsrichtlinie, VerpackG)

Die Einführung der EU-Konformitätserklärung für Verpackungen ist eine Neuerung der PPWR und unterscheidet sich deutlich von den bisherigen Vorgaben aus der alten EU-Verpackungsrichtlinie (94/62/EG) und dem deutschen Verpackungsgesetz (VerpackG). Bisher galten zwar ebenfalls essenzielle Anforderungen an Verpackungen – zum Beispiel mussten Verpackungen so gestaltet sein, dass sie minimal notwendig sind, recyclingfähig sind und bestimmte Schadstoffgrenzen (z.B. Schwermetalle) einhalten. Allerdings existierte keine Pflicht, für jede Verpackung eine formale Konformitätserklärung auszustellen oder eine detaillierte technische Dokumentation nach einem festen Schema zu erstellen. Mit anderen Worten: Es gab bislang kein standardisiertes „Konformitätsdokument“ für Verpackungen, das mitgeführt oder hinterlegt werden musste, sondern die Einhaltung der Anforderungen wurde eher implizit oder in Einzelfällen geprüft.

Insbesondere im deutschen Verpackungsgesetz lagen die Schwerpunkte auf der Registrierungs- und Systembeteiligungspflicht (Stichwort LUCID-Register, Lizenzierung bei dualen Systemen) sowie auf Kennzeichnungs- und Mitteilungspflichten im Rahmen der erweiterten Herstellerverantwortung. Ein produktbezogenes Konformitätsbewertungsverfahren – wie man es z.B. aus dem Elektro- und Elektronikrecht oder der Maschinenrichtlinie kennt – war für Verpackungen bisher nicht vorgesehen. Unternehmen mussten zwar z.B. bei Bedarf Nachweise erbringen (etwa Labortests, dass Grenzwerte wie der 100 ppm Schwermetall-Gesamtgehalt eingehalten sind), aber eine umfassende EU-Konformitätserklärung als eigenständiges Dokument war nicht Teil der alten Gesetzeslage.

Die PPWR ändert dies grundlegend: Erstmals wird für Verpackungen ein Konformitätsbewertungsverfahren mit vorgeschriebener Dokumentation eingeführt​. Hersteller müssen nun proaktiv sicherstellen und dokumentieren, dass ihre Verpackungen die neuen Vorgaben erfüllen, bevor sie in Verkehr gebracht werden​. Diese Dokumentationspflicht ähnelt denen in anderen Produktvorschriften (etwa für CE-Kennzeichnung), mit dem wichtigen Unterschied, dass kein CE-Zeichen auf der Verpackung angebracht werden darf​.

Die EU-Konformitätserklärung der PPWR ist somit ein neues Instrument, um die Transparenz und Nachprüfbarkeit der Verpackungskonformität zu erhöhen. Für Unternehmen bedeutet dies zusätzlichen Aufwand in Form von Prüfungen, Dokumentation und Verwaltung, aber es schafft auch klare Nachweise, die bei Kontrollen vorgelegt werden können.

Übergangsfristen und Ausnahmen

Übergangsfristen: Die PPWR befindet sich (Stand Anfang 2025) noch in der Einführungsphase. Zwar ist die Verordnung am 11. Februar 2025 formell in Kraft getreten, allerdings gelten viele Vorgaben nicht sofort verbindlich. Es wurde eine allgemeine Übergangsfrist von 18 Monaten eingeräumt: Ab dem 12. August 2026 wird die Verordnung vollumfänglich anwendbar und ersetzt dann die bisherige EU-Verpackungsrichtlinie​.

Unternehmen haben bis dahin Zeit, sich auf die neuen Anforderungen – einschließlich der Erstellung von Konformitätserklärungen – vorzubereiten. In dieser Übergangszeit müssen die Mitgliedstaaten auch erforderliche Strukturen schaffen (z.B. Herstellerregister für Verpackungen gemäß Artikel 44 PPWR). Zusätzlich gelten für einzelne Regelungsbereiche unterschiedliche Fristen: Einige Nachhaltigkeitsanforderungen werden stufenweise bis 2030 eingeführt. Zum Beispiel müssen bis 2030 alle Verpackungen recyclingfähig sein, und ab 2030 gelten ebenfalls Mindestquoten für Rezyklatanteile in Kunststoffeinsatz​.

Solche gestaffelten Fristen geben der Industrie Zeit zur Anpassung, bedeuten aber, dass die Konformitätserklärung je nach Zeitraum unterschiedliche Anforderungen abdecken kann (je nachdem, welche Vorgaben bereits gelten).

Ausnahmen: Die PPWR sieht in bestimmten Fällen Ausnahmen oder Sonderregelungen vor. So werden etwa die bereits unter der alten Richtlinie etablierten Ausnahmen bei Schwermetallgrenzwerten fortgeführt​. Konkret gab es unter der Verpackungsrichtlinie 94/62/EG Ausnahmeregelungen für die Konzentrationsgrenzen von Blei, Cadmium, Quecksilber und Chrom VI in Verpackungen (beispielsweise für bestimmte Recyclingmaterialien) – diese Ausnahmen bleiben auch in der PPWR zunächst bestehen​.

Des Weiteren kann es Ausnahmen von neuen Anforderungen geben, wenn besondere Umstände vorliegen. Ein Beispiel: Für bestimmte „kontaktempfindliche“ Kunststoffverpackungen (also Verpackungen, bei denen aus Sicherheits- oder Hygienegründen recyceltes Material schwer einsetzbar ist, z.B. im Medizin- oder Lebensmittelbereich) kann die Europäische Kommission Ausnahmen von den vorgeschriebenen Mindestrezyklatanteilen festlegen​.

Dies bedeutet, dass solche Verpackungen ggf. von der Pflicht, einen bestimmten Anteil an Recyclingkunststoff zu enthalten, ausgenommen werden können, sofern dies begründet ist. Die Verordnung enthält eine Liste solcher Ausnahmen und ermächtigt die Kommission, diese Liste anzupassen oder zu erweitern​.

Schließlich bestehen in einzelnen Bereichen Übergangs- oder Ausnahmeregelungen auf mitgliedstaatlicher Ebene. So dürfen z.B. Mitgliedstaaten, die bereits 2026 sehr hohe Sammelquoten für bestimmte Verpackungsarten erreichen, unter Umständen auf die Einführung verpflichtender Pfand- und Rücknahmesysteme verzichten​.

Insgesamt sind die Ausnahmen jedoch eng umrissen – die Regel ist, dass alle in Verkehr gebrachten Verpackungen die PPWR-Vorgaben einhalten und entsprechend durch eine Konformitätserklärung belegt sein müssen. Unternehmen sollten sich daher primär auf die Einhaltung der Anforderungen und die fristgerechte Erstellung der Konformitätsdokumente fokussieren.